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CaseWare Cloud im Praxis-Einsatz bei FIDAIX

Veröffentlicht am: 24. Mai 2019

Audicon Interview mit Jan Schmidt

Wie haben Sie von CaseWare Cloud erfahren? Und was genau haben Sie überhaupt gesucht?

Jan Schmidt: Wir haben im Internet nach einer passenden Lösung zum sicheren und komfortablen Austausch von Daten mit unseren Mandanten gesucht, welche die Anforderungen bei einer Jahresabschlussprüfung berücksichtigt.

Warum haben Sie sich für CaseWare Cloud entschieden?

Jan Schmidt: Bislang hatten wir in der Prüfung keine Audicon Lösung im Einsatz und haben uns die verschiedensten Möglichkeiten angesehen. Am Ende haben uns die Vorteile von CaseWare Cloud überzeugt. Eine Eigenentwicklung kam für uns nicht in Frage; das dauert einfach zu lange – ganz abgesehen von den technischen Herausforderungen.

Hatten Sie Alternativen im Kopf?

Jan Schmidt: Schon früh war für uns klar, dass wir auf Cloud-Lösungen setzen wollen. Wir müssen DSGVO-konform arbeiten und können nicht erwarten, dass die Mandanten alle ihre E-Mails verschlüsseln oder sich selbst um die DSGVOkonforme Übertragung kümmern. Zudem wollten wir eine zentrale Kommunikationslösung etablieren, um ortsunabhängiges Arbeiten und Kollaboration in Teams abbilden zu können.

Welche Vorteile bietet Ihnen CaseWare Cloud gegenüber der bisherigen Arbeitsweise?

Jan Schmidt: E-Mails und Co. sind nicht mehr zeitgemäß. Genauso analoges Arbeiten. Wenn ich daran denke, dass man vor kurzem noch beim Mandanten Dokumente eingescannt hat, Papierbelege nachträglich im Büro digitalisiert wurden oder man mit Kartons voller physischer Akten konfrontiert war! Jetzt sind durchgängig alle Belege im Dateiformat vorhanden. Der Mandant kann die Abschlussprüfung  selbst sehr strukturiert vorbereiten, wodurch wir viel Zeit vor Ort sparen. Das kommt beiden Seiten zugute.

Wo liegt für Sie der größte Nutzen?

Jan Schmidt: Aktuell sehen wir in der strukturierten Anforderung von Daten und dem unkomplizierten und vor allem sicheren Datenaustausch das höchste Potenzial. DSGVO ist auch ein wichtiger Punkt: Der Austausch über verschlüsselte E-Mails ist zu kompliziert. Zudem verteilen sich bei E-Mails die Informationen über die Posteingänge der verschiedenen Projektmitarbeiter, wodurch sich teils Mehrfachanfragen nicht vermeiden lassen. Über die Cloud können wir die Anfrage-und Bereitstellungsprozesse sehr einfach abbilden und die Zugriffsberechtigungen je nach Erfordernis einrichten, sodass die Vertraulichkeit gewährleistet ist.

Das gemeinsame Arbeiten wird erleichtert, da die Unterlagen für alle Kollegen, die an dem Auftrag arbeiten, einsehbar sind. Wichtig für das Projektcontrolling ist besonders die Statusübersicht, die man in Echtzeit sieht. Das Mandatsmanagement wird einfacher, da ich eine Überschreitung von Fälligkeiten sofort sehen und das Personal bei Bedarf entsprechend umplanen bzw. zeitnah absehbare Verzögerungen mit dem Mandanten besprechen kann.

Welche Funktionen nutzen Sie derzeit hauptsächlich?

Jan Schmidt: Wir nutzen derzeit in erster Linie die App AuditPBC. Die strukturierten, automatisierten Anforderungslisten haben für den Einsatz von CaseWare Cloud den Ausschlag gegeben. Look and Feel war gut! Die App ermöglicht uns den schnellen und sicheren Dateiaustausch mit unseren Mandanten und macht uns prüffeldbezogene Vorschläge von Anforderungen, die wir bei Bedarf auch anpassen können. Die Unterlagen, die uns die Mandanten dann hochladen, werden automatisch sortiert und bereitgestellt.

Wie ist die Resonanz Ihrer Mandanten?

Jan Schmidt: Die Resonanz ist bisher sehr gut. Auch für die Mandanten ist die Datenbereitstellung einfacher. Viele Telefonate und Rückfragen per E-Mail können dadurch vermieden werden. Bei Bedarf diskutiert man Fragen direkt am Dokument. Wir haben auch schon einen Mandanten, der CaseWare Cloud für seinen Konzernabschluss selbst einsetzen möchte. Auch hier spielen sensible Daten eine Rolle.

Können Sie sich vorstellen, in näherer Zukunft auch eine komplette Jahresabschlussprüfung in CaseWare Cloud abzubilden?

Jan Schmidt: Natürlich, sobald es dafür die passenden Apps gibt. In unsere Digitalisierungsstrategie würde das sehr gut passen. Ich bin gespannt auf die weiteren Innovationen und mit unserem Feedback an Audicon tragen wir gerne zur weiteren Entwicklung bei!